★Administrative Assistant#10657★

日本の地方銀行がアドミを募集いたします！

業務内容：主なアドミ業務 (下記詳細参照。）
勤務時間：9時～17時（お昼休憩1時間）
勤務地：Midtown, NY
ベネフィット：保険100%
給与：$20/hour
FLSA Status: Non-exempt

❖ジョブ·サマリー
①さまざまな責任や機密性を有する複雑な管理的、秘書的な職務を行う。
②効率のよいオフィス運営を図る。
③コンピューター、コピー、ファイリング、郵便、その他事務的なサポートを行うことにより、他のスタッフをサポートし良好なオフィス環境を整える。

❖必須機能
1. 総務上でのサポート
•ワード、エクセル等を使った報告書や文書の作成
・英語から日本語、日本語から英語への文書の翻訳
•文書のコピー、手紙、報告書の送受信
•駐在員のビザ取得・更新のための資料準備とサポート
•米国に新たに赴任する駐在員およびその家族の社会保障番号、その他必要な手
続きの支援
•ホテルや旅行情報、地図、ツアー情報、野球・音楽のチケットなどの手配に関
する支援。
・出張旅行の手配
•駐在員の指示の下での取引業者やその他関連先との口頭または書面での簡単な
やり取り
•必要に応じて修理/メンテナンス業者と連絡と取り合うこと
・本部報告書や顧客対応、顧客情報などの書類の整理・保存
•税務申告に関する書類の整理・保存
•書類の廃棄
•清潔で安全な職場の維持
・コピー機、電話機などの事務機器の維持支援
・オフィス用品の在庫管理と（駐在員の許可を得て必要に応じて）発注
•顧客等に送付するクリスマスカードやグリーティングカード、Thank you card
の準備、送付者名簿の管理
•ビジネスイベントの開催支援
・ビル管理会社との良好なコミュニケーション
2. 管理職へのサポート
•保険、携帯電話等の契約に関する基本的な情報の見直しや更新
•本部からの質問に答えるためのインターネットや訪問による調査
•本部への報告書を作成するための素材探しに関する駐在員の支援（予備的な翻
訳を含む）
• FRB/ニューヨーク州銀行局検査で提出する書類の作成支援（日本語文書を英語
に翻訳することも含む）
•さまざまな業務成績/結果に関する報告書の作成
•顧客向けレポート記事（主に月次）の作成
3．受付業務
•すべての訪問者に対する丁重な挨拶、茶菓の提供
•電話の発信支援、受信、メッセージ取次
•郵便物の処理
•郵便用切手やはがきなどの維持・管理
4．会計業務の補佐
・請求書の内容の確認
・間違いがある場合は、修正のための駐在員と業者への連絡
•（代表者の承認を得て）請求書に基づいた小切手の準備
•小切手金額と当事務所の銀行口座残高の調整
•帳簿の記帳
•定期的に本部に報告される経費関連報告書の作成支援
5.　その他の業務および雑務
•会社の方針と手順の準拠
•職場における高い倫理基準の維持
•継続的な改善、作業工程におけるより効率的で安価な方法・手段の探求
•駐在員への課題解決に関する問題点の報告。オフィスのメンバーや外部関係者
との良好なコミュニケーションの維持 •その他関連もしくは指示された業務の実
施
❖最低限の要求事項
•顧客、コンサルタント、従業員と経営陣との良好な協力関係を維持する能力
•英語と日本語のバイリンガル能力
•人文系またはビジネス分野での2年間の準学士の資格
•総務アシスタントとして最低1年間の実務経験
•毎分50単語を正確に入力する能力
•25ポンド以内の箱を持ち上げて運ぶ能力
❖知識、スキルや能力
•英語と日本語による口頭および書面によるコミュニケーションスキルが必要と
される
•要求された期限内で、優先順位を付け、多能的に処理する能力が要求される
•多様な文化チームの環境における適応性
•良好な勤務成績や信頼性に関する実績
•予想外の中断や調整を適切に処理し、終日職務に集中する能力
•日常の業務処理を行うためのMSオフィス（ワード、エクセル＆パワーポイント）
を操作するスキル
・システムセキュリティ維持に関する最低限の能力（在宅勤務時のPC保持、定期
的なソフトウェアアップデートなど）
・高いコンプライアンス意識及びそれを向上させる研修能力
・職場内ハラスメントに対する理解
English:Business Level Japanese:Native Level

■■■《ご応募/ご興味お持ちの方》■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■
件名にJob#10657と明記の上、Eメールにてお気軽にお問い合わせください。

連絡先：info@actus-usa.com
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